数据库，简而言之可视为电子化的文件柜——存储电子文件的处所，用户可以对文件中的数据进行新增、截取、更新、删除等操作。所谓“数据库”是以一定方式储存在一起、能与多个用户共享、具有尽可能小的冗余度、与应用程序彼此独立的数据集合。
开发一个好的数据库管理系统，关键是要确保录入数据的完整性和准确性。Access提供了很多检查录入数据有效性的手段，笔者这里就简单介绍两种常用的方法。
一、利用字段属性
1.数据类型属性：数据类型决定了用户能保存在此字段中值的种类，如果用户键入的数据与字段规定的类型不一致，Access就不会存储该数据。如“日期/时间”字段，只允许输入有效的日期与时间格式。
2.字段大小属性：对于“数字”型字段，通过设置字段的大小控制输入值的类型和范围；而对“文本”字段，可以设置可输入的最大字符数（最大为255）。
3.必填字段属性：数据库中除“自动编号”字段外（该字段可自行生成数据）的其它字段，都可利用设置必填字段属性值为“是”，要求字段中必须有数据输入，以避免一些重要信息的遗漏。
4.输入掩码属性：该属性可帮助用户按照正确的格式输入数据。如创建输入掩码显示电话号码的括号、空格及连接符，输入时只要在空格中填入即可。
5.有效性规则属性：字段有效性规则属性用于在用户离开字段时，检查输入字段的值是否符合要求。
表有效性规则与字段有效性规则不同，当需要设置涉及表中多个字段的有效性规则属性时，可以设置表属性的有效性规则。
二、使用事件过程
在某些情况下，当有效性规则含有复杂的条件，并且需根据条件执行不同的操作时，往往很难写出有效性规则，这时可以通过对如下的事件过程编写代码来代替有效性规则进行检查。
BeforeUpdate和Ondelete窗体事件是在保存记录中的新数据或修改后的数据之前和在删除记录之前触发；BeforeUpdate和onExit控件事件是在保存控件上的新数据或修改后的数据之前和离开控件之前触发。
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