数据库，简而言之可视为电子化的文件柜——存储电子文件的处所，用户可以对文件中的数据进行新增、截取、更新、删除等操作。所谓“数据库”是以一定方式储存在一起、能与多个用户共享、具有尽可能小的冗余度、与应用程序彼此独立的数据集合。
一个通用数据库任务会将记录从一个表归档到另一个表。如果您希望从原始表中删除不必要的记录以减小表的大小，但是将来可能会参考这些记录，那么您可以归档记录（而不是删除记录）。要在 Microsoft® Access 数据库中归档记录，请用宏来运行查询，将记录从一个表移到另一个表。
注意:以下过程使用的是罗斯文示例数据库中的示例。罗斯文示例数据库的默认位置是 Program Files\Microsoft Office\Office10\Samples 文件夹。如果您的 Samples 文件夹中没有 Northwind.mdb 文件，或者您需要有关打开罗斯文的详细信息，请在 Office 助手或“帮助”窗口的“应答向导”选项卡中输入“打开罗斯文示例数据库”，然后单击“搜索”。
定期将记录从一个表归档到另一个表
1、使用“复制”和“粘贴”命令，将要归档的表复制到新表中。仅复制结构，不复制数据。
例如，将“产品”表的结构复制到名称为“产品归档”的新表中。
2、创建一个查询，使其包含“产品”表中所有的字段，并将记录附加到“产品归档”表中。设置条件来指定要归档的记录的子集。
例如，创建一个名为“产品附加”的附加查询，通过将“中止”字段的“条件”单元格设置为 -1，就可以仅向“产品归档”表中附加中止的条目。
提示:如果每次归档的条件都会发生变化，那么您可以创建一个带有提示参数的附加查询，这样在每次运行查询时就可以输入不同的条件。
3、创建一个删除查询，此查询的条件与步骤 2 中为附加查询指定的条件相同。您将使用此查询从“产品”表中删除在步骤 2 中附加的记录。
例如，创建一个“产品删除”删除查询，此查询的条件与“产品附加”附加查询所指定的条件相同。
注意:如果您创建一个提示输入参数的附加查询，那么您应该也创建一个提示输入相同参数的删除查询，并且对每次运行查询出现的参数提示，要确保输入相同的值。
4、创建一个宏，使其先运行附加查询，然后运行删除查询。
例如，创建一个名为“产品附加记录”的宏，在宏的第一行用 OpenQuery 操作来运行附加查询，在宏的第二行用 OpenQuery 操作来运行删除查询。
5、每次您要归档记录时，请运行“产品附加记录”宏。
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